Resumen ejecutivo
Keystone trabajó con Onetree para transformar un proceso de gestión de contratos manual y lento en un flujo escalable de automatización documental con IA. La organización enfrentaba volúmenes crecientes de contratos de inversión que requerían revisión y carga de datos manuales, con la consiguiente ineficiencia, mayores costos operativos y más riesgo de error humano.
Para resolverlo, Onetree diseñó e implementó una solución de automatización capaz de procesar PDFs y documentos escaneados, clasificar tipos de contrato y extraer datos estructurados mediante OCR asistido por IA. El enfoque redujo de forma significativa el esfuerzo manual y a la vez mejoró la precisión, la trazabilidad y la velocidad de procesamiento.
Como resultado, Keystone pudo optimizar su operación interna, reducir la carga administrativa y reasignar capacidad del equipo hacia tareas de más valor, asegurando además que la plataforma pudiera escalar junto con el crecimiento del negocio.
El desafío: procesamiento manual de contratos a escala
Keystone manejaba un volumen creciente de contratos de inversión que exigían revisión y carga de datos manuales desde PDFs y documentos escaneados. El proceso era lento, propenso a errores y muy dependiente de los equipos operativos, lo que limitaba la capacidad de la organización para escalar con eficiencia.
A medida que los volúmenes de contratos aumentaban, el flujo manual empezó a hacer más lentos los tiempos de procesamiento, subir los costos operativos y elevar el riesgo de inconsistencias en los datos. La falta de automatización también dificultaba estandarizar la información, asegurar la trazabilidad y mantener una calidad de datos consistente entre contratos.
Keystone necesitaba una solución que pudiera automatizar el procesamiento documental de punta a punta, reducir la dependencia del trabajo manual y acompañar el crecimiento futuro sin sumar complejidad operativa.
La solución: automatización documental con IA para la gestión de contratos
Onetree diseñó e implementó una solución de automatización documental con IA para ordenar de punta a punta el flujo de gestión de contratos de Keystone. La plataforma recupera automáticamente los documentos PDF y escaneados del sistema de gestión documental que Keystone ya tenía, Egnyte, donde los contratos se suben y se guardan.
Mediante un proceso programado y automatizado, los documentos se ingestan a diario, se clasifican por tipo de contrato y se procesan con OCR asistido por IA para extraer datos estructurados. Ese enfoque reemplaza la carga manual de datos por un flujo estandarizado y confiable que mejora la precisión, la trazabilidad y la velocidad de procesamiento.
Al integrarse sin fricción con las herramientas existentes y centralizar el procesamiento documental, la solución redujo la fricción operativa y le permitió a Keystone escalar volúmenes de contratos sin aumentar la carga manual ni la complejidad del sistema.
Resultados e impacto: una nueva etapa de productividad y eficiencia operativa
Con la nueva solución en marcha, el equipo de Keystone sube los documentos PDF y escaneados a una carpeta designada, y el sistema los procesa automáticamente de punta a punta. Lo que antes era un flujo manual y lento hoy es una operación ordenada, confiable y escalable que reduce el esfuerzo mientras mejora la velocidad y la calidad de los datos.
- Procesamiento de contratos más rápido, bajando los tiempos de respuesta de horas a minutos por documento.
- Mayor precisión de los datos, minimizando errores manuales y mejorando la calidad general del dato.
- Menores costos operativos, al eliminar tareas manuales repetitivas y propensas a error.
- Operación escalable, que permite procesar cientos de contratos por mes sin sumar recursos.
- Equipos más potenciados, libres para enfocarse en actividades estratégicas y de más valor.